Le mobility Management

Mobility management

Dans une société où les déplacements sont en pleine croissance, la mobilité et la gestion du temps sont devenus deux éléments indispensables lors de la planification des trajets des collaborateurs. La moyenne des distances parcourues ne cesse d’augmenter, passant d’une vision centrée sur des trajets seulement domicile-travail à une vision plus globale des déplacements.

De Travel Manager à Mobility Manager

Le travel manager a un rôle clé dans l’entreprise. Il a pour mission de gérer l’ensemble de l’activité “ voyages et déplacements” de sa société. Il représente l’interlocuteur principal en interne ainsi qu’auprès des fournisseurs pour tout ce qui est en relation avec les déplacements professionnels des collaborateurs de l’entreprise ou de ses invités. 

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Ce dernier joue le rôle de gestionnaire de budget, de sécurité et de bien-être dans leur besoin de prestations au cours de leurs voyages d’affaires via différents interlocuteurs ( agence de voyages , compagnies aériennes, ferroviaires, hôtels ou conciergerie, chauffeur, location de véhicule, application de gestion de voyages, etc…).

Cependant, il faut garder à l’esprit que ce n’est pas lui qui contrôle l’application des politiques de dépenses voyages. Mais ce dernier peut évaluer si elles sont appliquées ou non, obtenir des informations détaillant pourquoi elles ne sont pas appliquées et en connaître les raisons.

Avec l’essor des nouvelles technologies, le rôle du travel manager a évolué et son périmètre d’intervention s’est élargi. On le nomme désormais mobility manager, montrant la multiplication de ses tâches. 

On retrouve notamment de plus en plus dans ses missions comme la gestion de la flotte automobile dans les derniers et premiers kilomètres lors de l’arrivée ou du départ des collaborateurs pendant leurs déplacements.

Le mobility management

« Le mobility management, c’est évidemment la gestion, le pilotage et l’optimisation de la mobilité des voyageurs, mais aussi la gestion des collaborateurs en mobilité. C’est une notion qui est devenue très large. Elle regroupe, bien sûr, la gestion des voyages d’affaires, mais également bien d’autres activités bien sûr le voyage d’affaires, mais aussi le MICE, les achats relatifs aux flottes automobiles et le marketing . On assiste à l’émergence d’un nouveau profil assez transversal dans l’entreprise, regroupant des compétences comme la gestion de flotte, de l’expense« , décrit Antoine Delesalle, directeur des ventes France chez American Express Global Business Travel.

Le but du mobility management est de concilier l’ensemble des mesures associées aux déplacements et à la mobilité avec les enjeux stratégiques de chaque entreprise. L’objectif principal est d’optimiser l’usage des ressources internes et externes en proposant les services les plus adaptés et les plus efficaces, correspondant aux besoins spécifiques des collaborateurs tout en respectant la politique voyage de l’entreprise.

Le sujet des déplacements doit être étudié dans tous ses aspects et toutes ses dimensions : les ressources humaines, la finance, les évolutions technologiques, les évolutions sanitaires et les achats. Les mobility managers regardent au-delà de la voiture de société et sortent de leurs univers de base:  on leur a confié la responsabilité de la gestion des flottes, de téléphones portables, de celle des salles de vidéoconférences et de l’organisation des voyages professionnels, une tâche complexe dans laquelle ils sont généralement accompagnés par des prestataires spécialisés (agence de voyages, compagnie aérienne, etc.).

De plus, le monde d’aujourd’hui n’est plus concerné par le “tout voiture”: ils ont dû intégrer dans leur schéma de réflexion, les transports en commun, le vélo, le scooter, voire la trottinette, et considérer toutes les « pistes » qui favorisent leur usage : indemnisation kilométrique, places de stationnement sécurisées, bornes de recharge…

En déployant des règles internes en matière de déplacements, les mobility managers prennent des décisions qui s’inscrivent dans le cadre de la stratégie de mobilité définie par l’entreprise. Cette dernière a toujours des enjeux économiques. Elle a également pour objectif d’améliorer la santé au travail des personnels et de prendre en compte les problématiques environnementales actuelles, la lutte contre les émissions de gaz à effet de serre et les autres polluants ou le changement climatique. Elle est déterminante pour la responsabilité sociale et environnementale (RSE).

Néanmoins, être mobility manager n’est pas toujours facile. En effet, afin de mener à bien les missions qui lui sont confiées, il est obligé de jongler entre une multitude d’outils. Aujourd’hui, des solutions comme Notilius qui permet au mobility manager de centraliser ces outils commencent à émerger.

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L’impact du Covid-19

Avec l’arrivée de la pandémie de la Covid-19, le mobility manager joue désormais encore davantage un rôle clé tant l’impact a été important sur les déplacements professionnels. Il a dû et continu de se repenser en s’adaptant aux priorités de ce “nouveau monde”.

La partie centrale est bien entendue les politiques voyages car désormais il faut intégrer au sein de celles-ci les recommandations gouvernementales propres à chaque pays, gérer les ouvertures / fermetures des frontières, rester informé de l’évolution des restrictions sanitaires propres à chaque pays. Toutes ces informations afin d’informer, de rassurer et de protéger les collaborateurs qui se déplacent. Mais aussi afin d’optimiser l’équilibre entre économie, bien-être et sécurité du voyageur.

Il est désormais très important de réaliser des audits afin de valider les mesures sanitaires et sécuritaires des partenaires externes. Ce sourcing fournisseur permet d’anticiper de potentiels changements de prestataires, en cas de faillite par exemple. 

D’autant plus, dans le but de s’aligner avec la stratégie de l’entreprise, le mobility manager intègre davantage au sein de toute la chaîne de valeur une stratégie RSE. Car même pendant cette crise sanitaire, les voyageurs et clients attendent de la part des entreprises de respecter leur engagement social / environnemental / économique.

Enfin, dans le but d’anticiper les évolutions et piloter efficacement les déplacements des collaborateurs au sein de cet environnement changeant. Il faut mettre en place des reporting afin d’enrichir les indicateurs RSE, sûreté et sécurité. 

C’est avec ce type d’acteurs qui s’adaptent afin de protéger, de simplifier et d’améliorer les processus de déplacements de leurs collaborateurs que les voyageurs et entreprises retrouveront confiance.

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